1. “Vào thẳng vấn đề đi em” — câu cắt ngang giữa buổi họp có khách
Khang, 26 tuổi, nhân viên thiết kế tại một công ty quảng cáo ở TP.HCM, chuẩn bị kỹ càng để trình bày ý tưởng chiến dịch mới trước khách hàng. Mới nói được hơn một phút, kể lại cả quá trình lên ý tưởng từ đầu, sếp ngồi cạnh cắt ngang giữa câu: “Vào thẳng vấn đề đi em, đề xuất là gì trước đã”.
Khang khựng lại vài giây trước mặt khách, sau đó nói lại nhưng vẫn còn dài dòng, buổi họp kết thúc mà bản thân cảm thấy chưa truyền tải hết được điều mình tâm đắc nhất trong ý tưởng. Tối hôm đó Khang xem lại slide chuẩn bị, nhận ra không có câu nào ở đầu bài nói ra được kết luận, toàn bộ đều là diễn giải quá trình.
2. Vì sao chuẩn bị kỹ mà vẫn trình bày lan man
Khang chuẩn bị nội dung theo trình tự kể lại quá trình làm việc, từ lúc nhận brief đến lúc ra ý tưởng cuối, thay vì mở đầu bằng kết quả hay đề xuất cụ thể.
Khang cố gắng liệt kê gần hết mọi chi tiết đã chuẩn bị vì sợ thiếu sót, sợ bị khách hỏi mà không có câu trả lời sẵn nên nói bù trước cho chắc.
Khang cũng chưa từng luyện tập trình bày có bấm giờ trước ở nhà, nên khi đứng trước khách thật, cảm giác lo lắng khiến nói dài hơn cả phần đã chuẩn bị.
3. Cách Khang rút gọn phần trình bày bằng công thức PREP
Khang áp dụng công thức mở đầu bằng kết luận (Point), sau đó nêu lý do (Reason), một ví dụ minh họa cụ thể (Example), rồi lặp lại kết luận (Point) để chốt ý.
Khang giới hạn mỗi ý tưởng trình bày trong 90 giây, tự bấm giờ luyện ở nhà 3 lần trước khi vào họp thật, cắt bỏ những đoạn diễn giải quá trình không cần thiết cho khách nghe.
Khang chuẩn bị sẵn 2-3 câu trả lời cho các câu hỏi có thể gặp, để không phải cố nhét hết vào phần trình bày chính vì sợ thiếu. Lần đầu áp dụng, Khang phải bỏ bớt nhiều chi tiết mình tâm đắc, có cảm giác thiếu thiếu trong buổi tập đầu, nhưng buổi họp khách hàng kế tiếp được sếp khen ngay sau đó là “đi thẳng vào trọng tâm, dễ theo dõi”.
🤔 Góc Tư Duy
Người nghe không cần biết hết quá trình mình đã làm, họ cần nghe kết luận trước, rồi mới quyết định có muốn nghe thêm lý do hay không.
💡 Đúc Kết
Giới hạn thời lượng và luyện tập bấm giờ trước khi trình bày buộc mình phải chọn lọc điều quan trọng nhất, thay vì cố nói hết mọi thứ đã chuẩn bị.
Nếu anh chị cũng từng bị cắt ngang vì trình bày lan man, inbox Phương, mình cùng luyện lại cách chốt ý cho một buổi trình bày cụ thể.
Tác giả: Phương Lê