1. Làm sổ sách song song hai cách, mất gấp đôi thời gian
Cô Nga, 42 tuổi, kế toán lâu năm tại một doanh nghiệp nhỏ ở Hải Dương, công ty yêu cầu chuyển sang dùng phần mềm kế toán mới có tích hợp AI tự động đối chiếu hóa đơn. Buổi đầu thử mở phần mềm, cô gặp lỗi không biết xử lý, đóng lại và không thử tiếp.
Sau hai tháng công ty triển khai, cô vẫn làm sổ sách theo cách cũ trên Excel thủ công song song, mất gấp đôi thời gian so với đồng nghiệp đã dùng thành thạo phần mềm mới. Đến kỳ báo cáo thuế, cô nộp chậm hơn cả phòng, phải ở lại làm thêm giờ trong khi các đồng nghiệp đã xong từ sớm.
2. Vì sao né tránh mãi không dám thử lại
Lần đầu gặp lỗi không biết xử lý, cô bỏ luôn không thử lại lần hai, hình thành nỗi sợ với công nghệ mới ngay từ trải nghiệm đầu tiên không suôn sẻ.
Cô tự gán cho mình nhãn “lớn tuổi khó học công nghệ mới”, nên chưa thật sự dành thời gian học bài bản mà chỉ né tránh mỗi khi cần dùng tới phần mềm.
Cô chỉ có video hướng dẫn chung chung của nhà cung cấp, không sát với công việc cụ thể hằng ngày của mình, xem xong vẫn không biết áp dụng vào việc thật thế nào.
3. Cách cô Nga học từng thao tác nhỏ có người kèm cặp
Cô xin một đồng nghiệp trẻ hơn trong phòng chỉ trực tiếp 15 phút mỗi ngày trong một tuần, chỉ tập trung đúng một thao tác cô hay làm nhất là nhập hóa đơn, chưa học thêm thao tác khác vội.
Cô ghi lại từng bước bằng giấy viết tay theo cách hiểu của riêng mình, thay vì cố nhớ theo video hướng dẫn chung chung.
Cô đặt mục tiêu nhỏ mỗi ngày làm thử 5 hóa đơn trên phần mềm mới song song với cách cũ để đối chiếu kết quả, chưa bỏ hẳn cách cũ ngay lập tức. Tuần đầu vẫn mất thời gian làm song song hai cách, có hôm nhập sai phải sửa lại, nhưng sau ba tuần cô làm quen được thao tác chính, thời gian làm báo cáo rút ngắn còn một nửa so với làm thủ công hoàn toàn.
🤔 Góc Tư Duy
Nỗi sợ công nghệ mới thường không đến từ tuổi tác, mà đến từ một lần trải nghiệm không suôn sẻ chưa được thử lại lần hai với người kèm cặp phù hợp.
💡 Đúc Kết
Học đúng một thao tác hay dùng nhất trước, có người chỉ trực tiếp từng bước nhỏ, hiệu quả hơn nhiều so với xem hết video hướng dẫn tổng quát rồi tự mày mò.
Nếu anh chị cũng đang ngại học công cụ mới công ty yêu cầu dùng, inbox Phương, mình cùng chia nhỏ ra thành từng thao tác dễ bắt đầu hơn.
Tác giả: Phương Lê