1. Quên hẳn đơn bánh sinh nhật đặt trước ba ngày
Chị Trang, 33 tuổi, chủ một tiệm bánh nhỏ kiêm nhận đơn online ở Nha Trang, mỗi sáng thức dậy không có kế hoạch cụ thể, thấy việc nào trước mắt thì làm việc đó. Một lần chị quên hẳn đơn bánh sinh nhật khách đặt trước ba ngày vì mải xử lý các đơn lẻ phát sinh ngay trong ngày, tới giờ giao mới nhớ ra chưa làm, khách phải hủy đơn và để lại đánh giá không hài lòng trên fanpage.
Nhìn lại, chị nhận ra đây không phải lần đầu tiên xảy ra tình trạng quên việc quan trọng đã hẹn trước, chỉ là lần này hậu quả rõ ràng nhất vì ảnh hưởng trực tiếp tới uy tín tiệm.
2. Vì sao đơn đã hẹn trước vẫn bị quên
Chị không có kế hoạch tuần cụ thể, mỗi sáng mới nghĩ hôm nay làm gì, nên các việc đã hẹn từ trước dễ bị chìm giữa những việc phát sinh ngay trong ngày.
Chị không phân biệt việc có hẹn trước với việc phát sinh ngẫu nhiên, cứ xử lý theo thứ tự đến trước thay vì ưu tiên đúng việc đã có cam kết thời gian cụ thể.
Đơn hàng được ghi rải rác ở nhiều nơi khác nhau: sổ tay, tin nhắn Zalo, giấy note dán ở quầy, không tập trung về một chỗ nên rất dễ sót.
3. Cách chị Trang time-blocking cả tuần từ tối chủ nhật
Mỗi tối chủ nhật chị dành 30 phút lên lịch cho cả tuần, các đơn đã hẹn trước được ghim cố định vào đúng khung giờ trong tuần trước tiên, trước khi xếp bất kỳ việc nào khác.
Việc phát sinh trong ngày chỉ được xếp vào những khung giờ còn trống sau khi các đơn đã hẹn đã có chỗ đứng cố định trong lịch.
Chị dùng một cuốn sổ duy nhất ghi tất cả đơn hàng kèm ngày giao cụ thể, không ghi rải rác ở tin nhắn hay giấy note nữa. Tuần đầu lên kế hoạch mất nhiều thời gian hơn dự tính và có hôm kế hoạch bị đảo lộn vì khách đặt gấp ngoài dự kiến, nhưng từ tuần thứ hai trở đi, chị không còn sót đơn nào đã hẹn trước.
🤔 Góc Tư Duy
Việc đã hẹn trước không tự động được nhớ chỉ vì đã hẹn, nó cần có một chỗ đứng cố định trong lịch thì mới không bị việc phát sinh trong ngày lấn át.
💡 Đúc Kết
Ghim việc có cam kết thời gian vào lịch trước, rồi mới xếp việc phát sinh vào chỗ còn trống, là thứ tự ngược lại với thói quen làm theo việc đến trước mà nhiều người vẫn quen làm.
Nếu anh chị cũng từng quên việc đã hẹn trước vì mải xử lý việc phát sinh trong ngày, inbox Phương, mình cùng lên lại lịch tuần theo cách ưu tiên việc đã cam kết trước.
Tác giả: Phương Lê