1. Hai ngày cuối mới bắt tay vào dự án deadline hai tuần
Anh Nam, 30 tuổi, thiết kế đồ họa tự do ở Hà Nội, nhận dự án làm bộ nhận diện logo cho một khách hàng lớn, deadline hai tuần. Suốt 12 ngày đầu anh nhận thêm và hoàn thành vài việc nhỏ khác dễ làm, còn dự án chính chỉ mới phác thảo sơ sài, hai ngày cuối mới thật sự bắt tay vào làm.
Đêm trước hạn giao, anh thức trắng để hoàn thiện, sản phẩm giao đi không như ý ban đầu, khách yêu cầu chỉnh sửa tới ba lần liên tiếp, mất thêm gần một tuần mới chốt được, trong khi nếu làm đúng tiến độ ngay từ đầu có thể đã xong sớm hơn nhiều.
2. Vì sao việc lớn quan trọng luôn bị để tới sát hạn
Dự án lớn tạo cảm giác áp lực và mơ hồ ngay từ bước bắt đầu, không biết nên làm gì trước, nên anh né tránh và chọn làm những việc nhỏ dễ hoàn thành hơn để có cảm giác đang làm việc.
Anh chưa từng chia dự án lớn thành các bước cụ thể có mốc thời gian riêng, nhìn cả dự án như một khối lớn khiến càng nhìn càng ngại bắt đầu.
Không có ai hay cơ chế nào kiểm tra tiến độ giữa chừng, dự án cứ để im cho tới khi deadline gần kề mới buộc phải làm.
3. Cách anh Nam chia nhỏ dự án và tự tạo mốc kiểm tra
Anh áp dụng quy tắc chỉ cần ngồi vào làm một việc nhỏ nhất trong dự án lớn trong 2 phút đầu tiên, để phá vỡ cảm giác ì trước khi bắt đầu việc lớn.
Anh chia dự án thành các mốc con có deadline riêng: hoàn thành concept ngày thứ 3, phác thảo chi tiết ngày thứ 7, hoàn thiện ngày thứ 12, thay vì chỉ có một deadline chung ở cuối.
Anh chủ động gửi bản nháp sớm cho khách xem giữa chừng thay vì đợi tới lúc hoàn chỉnh mới gửi, việc này vừa tạo áp lực tích cực để anh không trì hoãn, vừa giúp khách góp ý sớm trước khi làm quá sâu theo hướng sai. Dự án kế tiếp anh vẫn trì hoãn một ngày đầu, nhưng nhờ có các mốc con, anh vẫn hoàn thành sớm hơn hạn một ngày, khách không phải yêu cầu chỉnh sửa nhiều như lần trước.
🤔 Góc Tư Duy
Việc lớn không đáng sợ vì khối lượng công việc, mà đáng sợ vì chưa được chia nhỏ ra thành những bước có thể bắt đầu ngay.
💡 Đúc Kết
Hai phút bắt đầu và một mốc kiểm tra giữa chừng thường phá được vòng lặp trì hoãn tốt hơn nhiều so với việc chỉ đặt ra một deadline duy nhất ở cuối.
Nếu anh chị cũng hay để việc quan trọng tới sát deadline mới làm, inbox Phương, mình cùng chia lại dự án của anh chị thành các mốc nhỏ cụ thể.
Tác giả: Phương Lê