1. Deadline khách hàng lớn nhất công ty rơi đúng tuần bận rộn nhất
Chị Ngân, 31 tuổi, trưởng nhóm content tại một công ty truyền thông ở Hà Nội, nhận deadline chốt bộ nội dung ra mắt sản phẩm cho khách hàng lớn nhất công ty, hạn nộp thứ Sáu. Cùng tuần đó, chị nhận thêm 3 cuộc họp đột xuất và liên tục bị đồng nghiệp nhắn hỏi việc nhỏ suốt ngày.
Đến chiều thứ Năm, chị nhận ra bản nội dung chính cho khách hàng lớn mới hoàn thành 40%, trong khi thời gian ba ngày qua gần như dồn hết vào trả lời tin nhắn và họp những việc không liên quan trực tiếp đến deadline này. Tối hôm đó chị phải thức tới 1h sáng để hoàn thành kịp, tự nhủ không thể lặp lại tình huống này lần nữa.
2. Vì sao việc gấp luôn thắng việc quan trọng
Chị chưa từng phân biệt việc gấp và việc quan trọng, hễ thấy tin nhắn hay email đến là xử lý ngay lập tức bất kể mức độ liên quan đến mục tiêu chính trong tuần.
Chị cũng không chặn riêng khung thời gian nào cho việc quan trọng, nên khi việc gấp dồn tới liên tục, việc quan trọng luôn bị đẩy xuống làm sau, mà “sau” thì không bao giờ đủ.
Thói quen phản hồi tin nhắn tức thì trong nhiều tháng khiến cả team mặc định lúc nào cũng có thể nhắn chị và được trả lời ngay, nên không ai chủ động chờ.
3. Cách chị Ngân tách việc quan trọng ra khỏi việc gấp
Mỗi sáng chị dành 10 phút liệt kê việc trong ngày theo 4 ô: quan trọng-gấp, quan trọng-không gấp, gấp-không quan trọng, việc còn lại có thể bỏ hoặc giao người khác.
Chị chặn cố định 2 khung 90 phút mỗi ngày, 9h-10h30 và 14h-15h30, tắt thông báo Zalo và Messenger trong khung này, chỉ dành riêng cho việc quan trọng nhất trong ngày.
Chị báo trước với team rằng tin nhắn ngoài việc khẩn cấp sẽ được trả lời sau 15h30, và chỉ gọi điện trực tiếp nếu thật sự gấp. Tuần đầu áp dụng, một vài đồng nghiệp phàn nàn vì phải chờ 2-3 tiếng mới được trả lời, nhưng bộ nội dung cho khách hàng lớn hoàn thành sớm hơn hạn một ngày, không còn phải thức khuya nước rút như trước.
🤔 Góc Tư Duy
Việc gấp gõ cửa ồn ào nên luôn được xử lý trước, còn việc quan trọng thường im lặng chờ đến khi không còn kịp mới bị nhận ra.
💡 Đúc Kết
Chặn sẵn khung giờ riêng cho việc quan trọng trước khi ngày bắt đầu là cách duy nhất để nó không bị việc gấp nuốt mất.
Nếu anh chị cũng đang thấy việc quan trọng lúc nào cũng bị đẩy xuống cuối danh sách, inbox Phương, mình cùng xếp lại thứ tự ưu tiên cho một tuần làm việc cụ thể.
Tác giả: Phương Lê